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Datenschutzerklärung

1. Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt diese Datenschutzerklärung nach.

2. Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner für den Datenschutz: mehrSprache e.V, Neuenhöfer Allee 125, 50935 Köln. Kontaktdaten des Vorstands: Paola Longobardi, Maria Carla Casieri, Véronique Bertucci, mehrSprache e.V., Neuenhöfer Allee 125, 50935 Köln, 0221/437339, info@mehsprache.de.

3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden: Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Vereinbetriebes, Informationen über Aktivitäten des Vereins), für die Anmeldung zu Aktivitäten, sowie für die Beschäftigung von Gruppen- oder Projektleitern und –leiterinnen (Beschäftigungsvertrag, Organisation von Gruppen und Projekten, Entlohnung). Alle Gruppen- oder Projektleiter und –leiterinnen sind gleichzeitig Vereinsmitglieder.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Name

• Adresse

• Geburtsdatum

• Bankverbindung

• Familiensprache

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

Mit der Anmeldung zu Aktivitäten / Gruppen von mehrSprache e.V. nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Name des Kindes

• Geburtsdatum des Kindes

• Name der Eltern

• Adresse der Eltern

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

Zu den Gruppen können sich nur Vereinsmitglieder anmelden.

Da Gruppen- oder Projektleiter immer auch Mitglieder des Vereins sind, gilt dies auch für diese Personen. Zusätzlich werden hier Bewerbungen (Angaben über Ausbildung und beruflicher Werdegang) und Beschäftigungsverträge (Entlohnung) aufbewahrt. Bewerbungen, die nicht zu einer Beschäftigung führen, werden nach Besetzung der Stelle vernichtet. Zu den Vorständen werden keine weiteren Daten verarbeitet bzw. gespeichert.

Darüber hinaus werden – nach Einwilligung - personenbezogene Daten bzw. Fotos im Zusammenhang mit Vereins-Aktivitäten einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins oder in schriftlichen Publikationen übermittelt. (vgl. Pkt. 4).

Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Mitgliedschaft im Verein und Beschäftigung von Gruppen- und Projejktleitern/-leiterinnen – erforderlich sind.

4. Für weitere personenbezogene Daten und für solche, die in den Vereinspublikationen und im Internetauftritt veröffentlicht werden sollen, ist eine schriftlicher Einwilligungserklärung des Mitgliedes unter Beachtung des Art. 7 DSGVO notwendig. Dazu ist ein entsprechendes Formblatt des Vereins vom Mitglied zu unterschreiben. Die Entscheidung zur Erhebung weiterer personenbezogener Daten und deren Veröffentlichung trifft das Mitglied freiwillig.

Das Einverständnis kann das Mitglied jederzeit ohne nachteilige Folgen mit Wirkung für die Zukunft in Textform gegenüber dem Vereinsvorstand widerrufen (Kontakt s. Punkt 2).

5. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Beim Austritt aus dem Verein werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds aus der Mitgliederdatenverwaltung gelöscht. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Sie werden gesperrt. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, besondere Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von besonderen Ereignissen und Erfolgen zugrunde. Hiervon sind im wesentlichen die Vorstände und Gruppen- und Projektleiter/innen betroffen. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

6. Das Mitglied (inkl. Gruppen und Projektleiter/innen) hat das Recht auf Auskunft des Vereins über seine gespeicherten Daten sowie auf deren Berichtigung und Löschung (sofern nicht Art. 6, Abs. 1, lit b) oder lit. f) DSGVO betroffen ist). Dieses bezieht sich auch auf eine Einschränkung der Datenverarbeitung oder ein Widerspruch gegen eine Datenübermittlung. Eine entsprechende Anfrage ist per Textform an den Vorstand zu stellen.

Der betroffenen Person stehen im einzelnen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,

- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,

- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,

- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,

- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,

- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,

- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO

- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

7. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Beschäftigung von Erzieherinnen und Erziehern für die Gruppen und Projekte des Vereins.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel7 DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über Aktivitäten des Vereins veröffentlicht.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Deutsche Bank weitergeleitet.

 

Ende der Informationspflicht

Stand: Mai 2018



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Stand: Mai 2018